5 Prozesse, die jedes KMU sofort automatisieren sollte

Schweizer KMUs verlieren im Schnitt 15-20 Stunden pro Woche mit repetitiven Aufgaben. Hier sind die fünf Prozesse mit dem grössten Impact.

1. Lead-Erfassung und Follow-up

Neue Anfrage über die Website? Die meisten KMUs antworten manuell — oft erst Stunden später.

Automatisiert:

• Kontaktformular → automatische Bestätigung innert Sekunden
• Lead wird automatisch im CRM erfasst
• Follow-up E-Mail nach 24h
• Benachrichtigung via Slack oder E-Mail

2. Rechnungsstellung und Mahnwesen

Auftrag abgeschlossen → Rechnung erstellen → verschicken → Zahlungseingang prüfen → Mahnung senden.

• Auftrag erledigt → Rechnung wird automatisch generiert
• Versand per E-Mail mit PDF-Anhang
• Automatische Zahlungserinnerung nach 30 Tagen

3. Social-Media-Content

Mit Automatisierung kannst du Content-Erstellung und -Publikation weitgehend automatisieren.

• Content-Idee in einem Sheet eintragen
• KI generiert einen Entwurf
• n8n publiziert automatisch zum optimalen Zeitpunkt

4. Reporting und Daten-Synchronisation

Daten aus verschiedenen Tools zusammenkopieren? Das geht auch automatisch.

• Daten aus CRM, Buchhaltung und Analytics werden täglich synchronisiert
• Dashboard wird laufend aktualisiert

5. Kunden-Onboarding

Neuer Kunde → Willkommensmail, Zugangsdaten, Projektordner anlegen. Manuell dauert das 30-60 Min pro Kunde.

• Vertrag unterschrieben → Trigger
• Willkommensmail + Google Drive Ordner automatisch
• Onboarding-Termin im Kalender