Offerte erstellen im Handwerk: Kalkulation und Versand automatisieren

Der häufigste Grund für verlorene Aufträge im Handwerk ist nicht der Preis. Es ist die Zeit bis zur Offerte.

Das Rennen wird in der ersten Woche entschieden

Ein Interessent holt typischerweise drei Angebote ein. Wer zuerst liefert, definiert den Rahmen - Umfang, Struktur, Vergleichsmassstab. Die späteren Offerten werden gegen die erste gelesen, nicht umgekehrt.

Im Handwerk entsteht die Verzögerung selten aus Unwillen. Sie entsteht, weil Offerten abends nach der Baustelle geschrieben werden, wenn die Konzentration weg ist. Zwei Wochen sind keine Seltenheit - und in diesen zwei Wochen hat der Mitbewerber den Auftrag.

Was in eine Schweizer Offerte gehört

Bevor es um Automatisierung geht, lohnt sich ein Blick auf den Inhalt. Eine Offerte ist in der Schweiz rechtlich ein Angebot: Nimmt der Kunde sie innert Frist an, kommt der Vertrag zustande. Entsprechend sollte sie vollständig und eindeutig sein. Diese Angaben gehören hinein:

• Absender und Empfänger: Firmenname, Adresse, Kontaktperson und, falls MWST-pflichtig, die MWST-Nummer (UID mit Zusatz MWST).
• Objekt und Leistungsbeschrieb: Adresse der Baustelle, was genau ausgeführt wird und was ausdrücklich nicht dazugehört.
• Positionen: Menge, Einheit, Einheitspreis und Total je Position, damit der Kunde vergleichen kann.
• Preisart: Pauschal- oder Festpreis, Einheitspreise nach Ausmass oder Regiearbeiten nach Aufwand mit Stundenansatz. Unklare Preisarten sind die häufigste Quelle für Streit bei der Schlussrechnung.
• Mehrwertsteuer: netto, MWST-Satz und brutto sauber ausgewiesen (Normalsatz seit 2024: 8,1 %).
• Gültigkeit: wie lange die Offerte gilt, zum Beispiel 30 Tage. Das schützt dich vor Materialpreis-Schwankungen.
• Termine und Bedingungen: möglicher Ausführungszeitraum, Zahlungsbedingungen, allfällige Anzahlung und Verweis auf deine AGB oder, falls vereinbart, auf die SIA-Norm 118.
• Vorbehalte: was passiert bei Mehraufwand, etwa bei unerwarteter Bausubstanz.

Genau diese Felder sind es, die ein Workflow zuverlässig füllen kann, wenn die Anfrage strukturiert vorliegt. Der Rest dieses Artikels zeigt, wie das in drei Etappen funktioniert.

Die drei Etappen

1. Anfrage strukturiert erfassen

Die meisten Anfragen kommen als Freitext - Mail, Kontaktformular, Telefonnotiz. Ein Workflow, der eingehende Anfragen mit einem Sprachmodell in strukturierte Felder überführt, schafft die Grundlage für alles Weitere: Leistungsart, Objekt, Fläche, Termin, Dringlichkeit.

Fehlt eine wesentliche Angabe, geht automatisch eine kurze Rückfrage raus. Das klingt banal, ist aber der Punkt, an dem sonst Tage verloren gehen - weil niemand dazu kommt, nachzufragen.

2. Kalkulation aus Bausteinen

Die meisten Betriebe kalkulieren immer wieder ähnliche Leistungen. Eine Positionsbibliothek mit Richtwerten je Leistung - Arbeitszeit, Materialbedarf, Zuschlag - macht daraus einen Rechenvorgang statt einer Denkaufgabe.

Wichtig: Das System schlägt vor, es entscheidet nicht. Der Betriebsinhaber sieht die kalkulierte Position und korrigiert, wo die Baustelle vom Standard abweicht. Genau diese Korrektur ist die Fachleistung, die nicht wegautomatisiert werden soll.

3. Dokument und Versand

Aus den bestätigten Positionen entsteht das PDF - HTML-Template plus Rendering-Dienst, oder direkt über die API der Branchensoftware. Versand per Mail, Ablage im Projektordner, Eintrag in die Offertenliste.

Der Teil, den fast alle weglassen

Eine versendete Offerte ist kein abgeschlossener Vorgang. Ohne Nachfassen bleibt ein erheblicher Teil unbeantwortet - nicht aus Ablehnung, sondern weil der Kunde es schlicht vergisst.

Ein automatisches Nachfassen nach fünf Arbeitstagen, freundlich und kurz formuliert, kostet nichts und holt Aufträge zurück, die sonst still verloren gehen. Nach weiteren zehn Tagen folgt eine letzte Nachricht, danach wandert die Offerte in den Status "nicht weiterverfolgt".

Was du messen solltest

• Zeit von Anfrage bis Offerte: die wichtigste Kennzahl, und die einzige, die du direkt beeinflusst.
• Annahmequote: steigt sie nach Verkürzung der Reaktionszeit, hast du deine Antwort.
• Quote nach Nachfassen: zeigt, wie viel Umsatz bisher an Vergesslichkeit verloren ging.

Die Grenze der Automatisierung

Komplexe Umbauten, unklare Bausubstanz, Objekte mit Besichtigungsbedarf - dort ersetzt kein Workflow den Termin vor Ort. Der Nutzen liegt bei den wiederkehrenden Standardleistungen, die den Grossteil des Volumens ausmachen und den Kalender blockieren.

Ein pragmatischer Ansatz: Standardleistungen laufen automatisiert durch, komplexe Anfragen erzeugen automatisch einen Besichtigungstermin-Vorschlag. So gewinnst du Zeit für genau die Fälle, die deine Erfahrung brauchen.

Du möchtest wissen, wo bei dir die Offertenzeit hängt? Im Erstgespräch schauen wir uns deinen Ablauf von der Anfrage bis zum Versand an.

Häufige Fragen

Wie schnell sollte eine Offerte beim Kunden sein?

So schnell wie möglich, idealerweise innert weniger Arbeitstage. Wer zuerst offeriert, setzt den Vergleichsmassstab für alle späteren Angebote. Bei Standardleistungen ist das mit strukturierten Anfragen und einer Positionsbibliothek realistisch.

Brauche ich dafür eine neue Branchensoftware?

Nein. Ein Workflow kann an die bestehende Software andocken, etwa bexio oder eine Branchenlösung mit Schnittstelle, oder die Offerte als PDF aus einer eigenen Vorlage erzeugen. Entscheidend ist, dass Positionen und Richtwerte einmal sauber erfasst sind.

Entscheidet dann die Software über den Preis?

Nein. Das System schlägt Positionen und Mengen vor, du prüfst und korrigierst. Die Kalkulation bleibt deine Fachleistung, automatisiert wird die Abschreib- und Formatierarbeit drumherum.