n8n vs Zapier vs Make: Welches Tool passt zu deinem KMU?

Wer Geschäftsprozesse automatisieren will, stösst schnell auf drei grosse Namen: n8n, Zapier und Make. Ein ehrlicher Vergleich, inklusive der Fälle, in denen Zapier oder Make die bessere Wahl sind.

Vorweg zur Einordnung: Wir bauen bei Swiss Shift mit n8n. Dieser Vergleich ist deshalb nicht neutral im Sinne eines Testlabors, aber er soll dir helfen, selbst zu entscheiden. Alle drei Werkzeuge sind ausgereift und werden von vielen Unternehmen produktiv genutzt.

Die drei Kandidaten im Überblick

Die Angaben zu Integrationen und Funktionen ändern sich laufend. Für eine aktuelle Entscheidung lohnt sich ein Blick auf die Seiten der Anbieter.

Datenschutz: Warum Self-Hosting entscheidend sein kann

Schweizer Unternehmen unterliegen dem revDSG. Wenn du Kundendaten verarbeitest, musst du wissen, wo diese Daten liegen, und eine Bekanntgabe ins Ausland sauber abstützen. Das ist auch mit Zapier oder Make möglich, erfordert aber Verträge, Prüfung der Garantien und eine entsprechende Datenschutzerklärung.

Für Treuhandbüros, Arztpraxen oder Kanzleien mit besonders sensiblen Daten ist der Datenstandort oft das entscheidende Kriterium. Für einen Onlineshop, der Bestellungen in ein Newsletter-Tool überträgt, kann eine Cloud-Lösung mit EU-Hosting ausreichend sein.

Kosten: Die Preislogik verstehen

Konkrete Preise ändern sich regelmässig. Wir nennen deshalb bewusst keine Beträge; massgebend sind die aktuellen Preisseiten von n8n, Zapier und Make. Wichtiger als der Einstiegspreis ist, wie abgerechnet wird.

• Zapier rechnet nach Tasks ab. Grob gesagt zählt jeder ausgeführte Aktionsschritt. Ein Workflow mit fünf Schritten, der 1'000-mal im Monat läuft, verbraucht also ein Vielfaches eines Ein-Schritt-Workflows.
• Make rechnet nach Operationen bzw. Credits ab. Jedes ausgeführte Modul zählt. Das ist oft günstiger als Zapier, steigt aber ebenfalls mit Anzahl Schritten und Datensätzen.
• n8n Cloud rechnet pro Workflow-Ausführung ab, unabhängig davon, wie viele Schritte ein Durchlauf hat. Lange Workflows werden dadurch nicht teurer.
• n8n Self-Hosted kostet keine Lizenzgebühr. Du zahlst den Server, bei Hetzner sind kleine Instanzen schon für wenige Franken im Monat zu haben, und die Zeit für Betrieb und Wartung.

Die Faustregel: Bei wenigen, einfachen Automatisierungen ist der Preisunterschied gering. Je mehr Schritte und Durchläufe, desto stärker fällt die Abrechnung pro Task oder Operation ins Gewicht. Ob sich Self-Hosting lohnt, hängt davon ab, wie du die Wartungszeit bewertest.

Flexibilität und Komplexität

n8n glänzt bei komplexen Workflows mit Verzweigungen, Schleifen und Custom Code. Wenn eine Schnittstelle fehlt, lässt sich fast jede API über den HTTP-Node ansprechen, und Datenumwandlungen lassen sich direkt in JavaScript oder Python schreiben. Fehlerbehandlung, Sub-Workflows und Wiederholungen sind fester Bestandteil.

Zapier ist dafür unschlagbar einfach: Auslöser wählen, Aktion wählen, fertig. Für lineare Abläufe zwischen gängigen Cloud-Tools ist das oft der schnellste Weg. Make liegt dazwischen: Die visuelle Oberfläche macht auch verzweigte Abläufe gut nachvollziehbar, ohne dass man programmieren muss.

Die Lizenz von n8n

n8n wird oft als Open Source bezeichnet, das ist aber ungenau. Der Quellcode ist öffentlich, steht aber unter der Sustainable Use License, einer sogenannten Fair-Code-Lizenz. Sie erlaubt die Nutzung für interne Geschäftszwecke sowie für private oder nicht-kommerzielle Zwecke. Einschränkungen gibt es vor allem, wenn du n8n selbst als kommerziellen Dienst an Dritte anbieten willst. Einzelne Enterprise-Funktionen stehen zudem unter einer separaten Lizenz. Für ein KMU, das seine eigenen Abläufe automatisiert, ist das in der Regel unproblematisch; bei Sonderfällen lohnt sich ein Blick in die Lizenzbedingungen.

Wartungsaufwand beim Self-Hosting

Self-Hosting ist nicht gratis, nur anders bezahlt. Wer n8n selbst betreibt, übernimmt Aufgaben, die bei Zapier und Make der Anbieter erledigt:

• Updates einspielen und vorher testen, ob bestehende Workflows weiterlaufen
• Backups der Datenbank und der Workflows, inklusive Wiederherstellungstest
• Sicherheitsupdates für Server und Betriebssystem, HTTPS-Zertifikate, Zugriffsschutz
• Überwachung: Merkt jemand, wenn der Server steht oder ein Workflow fehlschlägt?

Wie das in der Praxis aussieht, beschreiben wir im Artikel zu unserer n8n-Instanz auf Hetzner. Ohne jemanden, der diese Aufgaben verlässlich übernimmt, ist eine Cloud-Lösung oft die sicherere Wahl.

Entscheidungshilfe

Unser Fazit

Für Schweizer KMUs mit sensiblen Daten, wachsendem Volumen oder komplexen Abläufen ist n8n oft die passendste Wahl, vorausgesetzt, Betrieb und Wartung sind geregelt. Für einfache Automatisierungen ohne heikle Daten sind Zapier oder Make durchaus sinnvoll und schneller eingerichtet. Bei Swiss Shift setzen wir ausschliesslich auf n8n, weil wir uns auf Treuhand und Handwerk konzentrieren, wo Datenstandort und Flexibilität zählen.

Häufige Fragen

Ist n8n wirklich gratis?

Die selbst gehostete Community-Version kostet keine Lizenzgebühr. Es fallen aber Kosten für den Server und Zeit für Betrieb, Updates und Backups an. Die n8n Cloud und Enterprise-Funktionen sind kostenpflichtig.

Kann ich später von Zapier oder Make zu n8n wechseln?

Ja, aber nicht per Knopfdruck. Die Workflows müssen in n8n neu aufgebaut werden. Das ist oft eine gute Gelegenheit, die Abläufe gleich zu vereinfachen. Plane den Wechsel pro Workflow und lass alte und neue Version kurz parallel laufen.

Ist Zapier wegen des US-Hostings in der Schweiz verboten?

Nein. Eine Bekanntgabe in die USA ist unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, etwa wenn der Anbieter unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist oder geeignete Garantien bestehen. Du musst das aber prüfen, dokumentieren und in der Datenschutzerklärung offenlegen. Das ist keine Rechtsberatung; bei sensiblen Daten lohnt sich eine fachliche Abklärung.